INFORMATIVA "WHISTLEBLOWING"

Nei limiti in cui sia strettamente necessario al perseguimento delle sopra descritte finalità, il Titolare potrà trovarsi a trattare anche dati personali appartenenti a categorie particolari di cui all’art. 9 del Regolamento (es. dati relativi alla salute, all’appartenenza sindacale, dati idonei a rivelare origine razziale, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche dell’interessato, etc.) o dati relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 del Regolamento.

Si chiede di fornire soltanto i dati necessari a descrivere i fatti oggetto di segnalazione evitando ogni dato personale non necessario.

4.3 Dati personali raccolti automaticamente dalla piattaforma:
Chiunque può accedere ed usufruire del Sistema, indipendentemente dal ruolo e dalla funzione svolta in azienda.
Non viene fatto uso di cookies per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati cookies persistenti per il tracciamento degli utenti. 
Vengono utilizzati esclusivamente cookies tecnici nella misura strettamente necessaria al corretto ed efficiente utilizzo della piattaforma. 
L'uso dei cookies di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell'utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l'esplorazione sicura ed efficiente della piattaforma.
Non sono raccolti e conservati gli indirizzi IP dai quali proviene la segnalazione.

5. Destinatari dei dati personali
A chi possono essere comunicati i dati? 
Avranno accesso ai dati solo coloro che sono autorizzati espressamente e direttamente dal Titolare.
In particolare, il trattamento dei dati potrà avvenire unicamente da parte dei componenti dell’Ufficio Whistleblowing, ovvero all’ufficio interno dedicato, autonomo e con personale interno specificamente formato, al quale è affidata dal Titolare la gestione della Piattaforma e delle segnalazioni ricevute in ogni fase ai sensi di legge.
La comunicazione dei dati personali raccolti avviene unicamente nei confronti di terzi la cui attività è necessaria per l’espletamento delle attività inerenti alla gestione della segnalazione o alle attività necessarie per darle seguito, nonché per rispondere a determinati obblighi di legge. 
In particolare, la trasmissione potrà avvenire nei confronti: 

• a) di Whistleblowing Solutions AB, società incaricata per i servizi di connettività e gestione tecnica del Canale di Segnalazione, nella sua qualità di Responsabile Esterno ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 28 GDPR;
• b) delle funzioni aziendali di Internal Audit degli organismi di controllo e vigilanza, per quanto di rispettiva competenza;
• c) dei responsabili della funzione interessata dalla segnalazione; 
• d) delle posizioni organizzative incaricate di svolgere accertamenti sulla segnalazione nei casi in cui la loro conoscenza sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative attività di istruzione e/o trattazione; 
• e) delle funzioni aziendali coinvolte per dare seguito alle segnalazioni; 
• f) di istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, Agenzie investigative; 
• g) di consulenti esterni (per es. studi legali, investigatori privati) eventualmente coinvolti nella fase istruttoria della segnalazione.

L'elenco aggiornato e dettagliato dei soggetti destinatari dei dati può essere richiesto scrivendo all’indirizzo privacy@photosi.com.

Tutti coloro che riceveranno e/o saranno coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti al rispetto della riservatezza e confidenzialità nella gestione delle informazioni, anche in aderenza alla normativa applicabile.

 

6. Consenso 
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati.
Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale.
Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. 
Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
Pertanto, in tal caso verrà dato avviso mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, con richiesta di rilascio del consenso.
Il consenso è facoltativo e potrà essere liberamente revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. 


7. Diffusione di dati personali 
I Suoi dati personali non saranno mai diffusi, pubblicati, esposti o messi a disposizione/consultazione di soggetti diversi da quelli sopra individuati ovvero di soggetti indeterminati.


8. Trasferimento di dati personali all’estero
Il Titolare non trasferisce i dati personali all’estero verso paesi terzi. 
I dati personali sono conservati esclusivamente all’interno del territorio dell’Unione Europea, come certificato dal Responsabile Esterno ex art. 28 incaricato della gestione della Piattaforma.

9. Modalità e periodo di conservazione dei dati personali
Il trattamento dei dati personali relativi alle segnalazioni avviene attraverso mezzi e strumenti digitali messi a disposizione dei soggetti che agiscono sotto l’autorità del Titolare e allo scopo autorizzati e formati. 
A questi è consentito l’accesso ai dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che li riguardano. 
Il Titolare, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, verifica periodicamente che:

• le misure di sicurezza tecniche ed organizzative relative agli strumenti mediante i quali i dati vengono trattati siano efficaci, in buono stato e costantemente aggiornate; 
• i dati non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati oltre il necessario;
• i dati siano conservati con adeguate garanzie di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti;
• i dati personali eventualmente forniti dal segnalante ma non utili al trattamento della specifica segnalazione siano cancellati immediatamente;
• i dati siano conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione della segnalazione avanzata ed in particolare non oltre il tempo preventivamente prestabilito.

In particolare, i dati personali raccolti sono conservati per un periodo non superiore a cinque anni, decorrenti dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nonché per tutto il periodo necessario allo svolgimento degli eventuali procedimenti scaturenti dalla gestione della segnalazione (disciplinare, penale, contabile). 
È fatta salva la conservazione per un periodo superiore in relazione a richieste della pubblica autorità e dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. 
È fatta salva la conservazione dei dati personali, anche particolari, per un periodo superiore, nei limiti del termine di prescrizione dei diritti, in relazione ad esigenze connesse all’esercizio del diritto di difesa in caso di controversie. In tal caso il termine di conservazione è di 10 anni dalla conclusione dei contenziosi o dei precontenziosi intercorsi.

I. Diritti esercitabili
In conformità a quanto previsto nel Capo III, Sezione I, GDPR, qualunque interessato può esercitare i diritti ivi indicati ed in particolare:

• Diritto di accesso - Ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, ricevere informazioni relative, in particolare, a: finalità del trattamento, categorie di dati personali trattati e periodo di conservazione, destinatari cui questi possono essere comunicati (articolo 15, GDPR),
• Diritto di rettifica - Ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano e l’integrazione dei dati personali incompleti (articolo 16, GDPR)
• Diritto alla cancellazione - Ottenere, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che lo riguardano, nei casi previsti dal GDPR (articolo 17, GDPR)
• Diritto di limitazione - Ottenere la limitazione del trattamento, nei casi previsti dal GDPR (articolo 18, GDPR)
• Diritto alla portabilità - Ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano, nonché ottenere che gli stessi siano trasmessi ad altro titolare senza impedimenti, nei casi previsti dal GDPR (articolo 20, GDPR)
• Diritto di opposizione - Opporsi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, salvo che sussistano motivi legittimi per il Titolare di continuare il trattamento (articolo 21, GDPR)
• Diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo - Proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia n. 11, Roma - https://www.garanteprivacy.it/.

 

L’interessato potrà esercitare tali diritti mediante il semplice invio di una richiesta all’indirizzo privacy@photosi.com.
Tali diritti sono garantiti senza oneri e formalità particolari per la richiesta del loro esercizio che si intende essenzialmente a titolo gratuito, salvo un contributo spese ragionevole. 

Ai sensi dell’articolo 2-undecies del Codice Privacy (in attuazione dell’articolo 23 del GDPR), si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte dei soggetti interessati (con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del GDPR) qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante. 
In particolare, l’esercizio di tali diritti:

• sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (tra cui il D.lgs. 231/2001 come modificato dalla L. n. 179/2017);
• potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante;
• in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.